01 / COMPANY VAULT
会社情報を、用途と管理責任で分ける。
架空の「サンプル会社A」では、AIが参照してよい確定情報と、作業中の資料、AIの下書き、人が承認した成果物を混在させない構成にします。
サンプル会社A_Vault
- 00_会社の前提事業、顧客、強み、判断基準
- 01_業務マニュアル確定手順、様式、よくある質問
- 02_AI利用ルール入力禁止情報、確認者、外部送信
- 03_AI社員役割、参照先、作業手順、出力先
- 04_作業中AIの下書き、人が確認する前の成果物
- 05_承認済み人が確認し、利用可能になった成果物
AIにすべてを読ませる構成ではありません
個人情報、認証情報、契約上共有できない資料などは対象外にします。参照先と保存先をAI社員ごとに定め、必要な情報だけを扱います。
02 / AI EMPLOYEE TEAM
最初の3名は、役割を分けて設計する。
会議・タスク整理
- 参照
- 議事録様式、担当一覧、期限ルール
- 出力
- 要点、担当者、期限、未決事項の下書き
- 確認者
- 会議責任者
提案書下書き
- 参照
- サービス情報、顧客課題、過去様式
- 出力
- 提案構成、確認質問、本文の下書き
- 確認者
- 営業責任者
問い合わせ対応下書き
- 参照
- FAQ、対応範囲、相談先一覧
- 出力
- 返信案、不足情報、社内確認事項
- 確認者
- 顧客対応担当者
03 / HUMAN REVIEW
外部へ出す前に、人が確認する。
- 1依頼
目的、対象、期限、参照資料を指定する。
- 2AIが下書き
指定された情報を使って案を作る。
- 3人が確認
事実、数値、表現、個人情報を確認する。
- 4承認・修正
責任者が利用可否を判断する。
- 5保存・送信
承認済み成果物として保存し、人が送信する。
□ 会社名・氏名・日付・数値は正しいか
□ 出典を確認できるか
□ 個人情報や秘密情報が含まれていないか
□ 社外へ出してよい表現か
□ AIが判断したように見える断定がないか
□ 最終責任者が確認したか
04 / FIVE VISITS
5回の訪問で、設計から引き継ぎまで進める。
選ぶ
対象業務、資料、情報リスクを確認し、最初のAI社員3名を決めます。
試す
専用Vault、AI社員、利用ルール、初期ワークフローを安全な資料で試します。
直す
利用状況と確認漏れを見て、指示、参照情報、出力形式を修正します。
広げる
定着状況を見ながら、次に整理する業務と資料を検討します。
引き継ぐ
運用担当、更新方法、確認手順、残った課題を整理します。